Как создать бэк-офис, ориентированный на рост

Независимо от того, предоставляете ли вы франшизу ресторану, тренажерному залу или другому сервисному бизнесу, очень важно поддерживать порядок в бэк-офисе и поддерживать эффективные процессы бухгалтерского учета — физического и виртуального.

Организация информации, использование передовых методов бухгалтерского учета и оценка кадрового состава помогут вам согласовать системы, процессы и людей для достижения успеха в бэк-офисе.

При подготовке к ежегодной налоговой декларации или различным типам проверок вы должны правильно организовать и хранить свою историческую информацию. Это особенно актуально, если ваш бизнес работает с поставщиками, которые требуют обязательной отчетности по форме 1099.

Выберите продукт для хранения документов, который можно организовать как физический картотечный шкаф. Создайте папки для вашего бизнеса: юридические, контракты, кадровые ресурсы, полисы, страхование, бухгалтерский учет и т. д. Создайте дополнительную структуру в папке бухгалтерского учета: счета поставщиков, дебиторскую задолженность, выписки по кредитным картам и банковские выписки — по месяцам и годам для каждого. . Если структура собственности является решающим фактором, ведите учет, организованный юридическим лицом.

Организация и немедленный доступ к записям могут сэкономить часы, когда вам нужно найти дополнительный капитал или поговорить с банкиром или CPA.

Современная система бухгалтерского учета может помочь собрать финансовую информацию, необходимую для составления бюджета, отчетности и исследований. В случае франчайзинга ваша система бухгалтерского учета должна будет идти в ногу с быстрым ростом франчайзи.

Выберите систему, которая может удовлетворить меняющиеся требования — систему, которая может повысить уровень производительности и емкость хранилища без необходимости инвестиций в дополнительное оборудование. Масштабируемое программное обеспечение с расширенными возможностями программирования и интеграцией множества бизнес-функций также поможет вам увидеть потенциальные проблемы и возможности в режиме реального времени.

Процессы бухгалтерского учета включают основные финансовые части вашего бизнеса, такие как денежные средства, дебиторская и кредиторская задолженность, долг, основные средства и собственный капитал. Установите процедуры для каждой из этих областей для поддержания эффективного и действенного бухгалтерского учета.

• Процедуры вашего бэк-офиса должны разделять банковские операции и обязанности по обработке наличных денег и использовать технологии для обеспечения безопасности (например, положительная оплата и хранение уникальных паролей для систем).

• Интегрируйте свою учетную систему с вашим банком, системой торговых точек и поставщиком кредитных карт, чтобы получать достаточную информацию ежедневно или еженедельно.

• Установите правильные даты окончания отчетных периодов и свяжитесь с третьими сторонами, чтобы передать ожидания по своевременным отчетам и информации.

• Следуйте стандартным практикам бухгалтерского учета, например не платите поставщикам без формы W-9 или сотрудникам без надлежащих документов.

Может показаться, что за этими процессами легко следить, но они требуют внимания к деталям.

При подборе персонала для небольшого бэк-офиса франчайзи имейте в виду несколько вопросов:

В современном деловом мире многие компании выполняют функции бэк-офиса удаленно, либо с помощью собственных сотрудников, либо используя сторонних поставщиков для расчета заработной платы, бухгалтерского учета, подготовки налогов и управления персоналом, когда услуги не требуются на постоянной основе. Решение о том, нанимать ли штатных сотрудников или внешних подрядчиков, зависит от вашей бизнес-стратегии и от того, что могут регулярно выполнять другие.

На ранних стадиях бизнеса аутсорсинг ключевых функций, таких как расчет заработной платы и бухгалтерский учет, может быть целесообразным из-за небольшого объема работы. По мере роста компании могут быть наняты штатные сотрудники для выполнения больших объемов работы и обеспечения резервного копирования на случай чрезвычайных ситуаций или планового отсутствия. Тем не менее, по-прежнему может быть выгодно нанимать более старших или опытных специалистов на частичной основе со стороны.

Для получения дополнительной информации о франшизах свяжитесь с Брайаном Баумгартом по адресу [email protected] или по телефону 414-721-7659.

Для получения дополнительной информации о ресторанах свяжитесь с Карен Блачик по адресу [email protected] или по телефону 612-256-8344.

Информация, содержащаяся в настоящем документе, носит общий характер и не предназначена и не должна толковаться как юридические, бухгалтерские, инвестиционные или налоговые советы или мнения, предоставленные читателю компанией CliftonLarsonAllen LLP (CLA). Для получения дополнительной информации посетите CLAconnect.com.